DIV komt bij u langs!

ProfielfotoAnk Stumpel 10-07-2014

Geen ‘ver-van-je-bed-show’ Goed informatiebeheer gaat ons allemaal aan (Documentaire) informatievoorziening (DIV) gaat over het slim omgaan met informatie binnen en tussen organisaties.

Het wordt steeds duidelijker dat informatie een essentieel onderdeel is van de organisatie. Het aanbod en de ontsluiting van informatie zullen in de toekomst nog meer leidend worden, waarbij een goed ingerichte infrastructuur, afstemming en goed ingerichte processen nodig zijn. Denk daarbij aan uitwisseling van informatie tussen GBT (Gemeentelijk Belastingkantoor Twente) en gemeenten en de informatie-uitwisseling bij processen met betrekking tot de omgevingsvergunning, waarin de RUD (de Regionale Uitvoeringsdienst) en de gemeenten samenwerken.

Hoewel sommigen denken dat DIV een ‘ver-van-hun-bed-show’ is, heeft het raakvlakken met het werk van ons allemaal. Informatie is de kracht van de organisatie. Kort gezegd zorgt DIV ervoor dat informatie die we nodig hebben voorhanden is, ongeacht locatie en tijdstip, in een beveiligde omgeving.

Deze ontwikkelingen brengen informatiekundige vraagstukken met zich mee en maken een vernieuwde blik op procesinrichting en informatiehuishouding actueel. Hiervoor is binnen SSNT (het Shared Services Netwerk Twente) een project ontwikkeld, genaamd ‘Met DIV weet je meer’. Een projectgroep houdt zich bezig met de uitvoering van de gestelde doelen.

Het eerste product van deze groep is een roadmap. Daarin zijn aandachtsvelden onderscheiden, die een rol spelen bij samenwerking bij het delen van informatie. De aandachtsvelden zijn omgezet in concrete logische stappen, de omgevingsanalyse; analyse per organisatieonderdeel van processen en middelen en mensen en het informatiebeleid en -beheer. De inventarisatie maakt een sterkte-zwakte-analyse (SWOT) mogelijk.

Er ontstond behoefte aan een 0-meting, een inventarisatie aan de hand van een aantal globale vragen om inzicht te krijgen in de DIV-organisatie van de gemeenten, samenwerkingsverbanden en waterschap. Deze 0-meting geeft inzicht in inrichting van de DIV-organisaties en hoe de processen zijn ingericht, beleid en regelgeving waar de sterke punten liggen en  waar we van elkaar kunnen leren. De Kring van Secretarissen heeft op 23 april toestemming gegeven om de 0-meting te starten.

Vragenlijst

De 0-meting wordt bij alle deelnemers aan SSNT uitgevoerd. Eerst wordt de methode getest bij de projectpartners. Alle SSNT-deelnemers ontvangen in juli de vragenlijst. In de eerste week van september volgt een gesprek over de ingevulde vragenlijst.

Vervolgens wordt op basis van de uitkomsten van de 0-meting een plan gemaakt.

Daarop is ingetekend door de gemeenten Borne, Hof van Twente, Almelo, Enschede, Losser, Haaksbergen, Waterschap Vechtstromen en Regio Twente.

Op 21 oktober worden de resultaten van de nulmeting gepresenteerd aan alle Twentse partners.